PROSES MANAJEMEN

Setiap organisasi dapat dipastikan memiliki satu atau beberapa tujuan yang memberikan arah dan menyatukan pandangan unsur yang terdapat di dalam organisasi tersebut. Sudah barang tentu tujuan yang akan dicapai di masa yang akan datang tersebut adalah suatu keadaan yang lebih baik dari pada keadaan sebelumnya. Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan inilah diperlukan serangkaian kegiatan seperti yang telah dikemukakan di atas yang lebih dikenal sebagai proses manajemen.

Secara umum proses manajemen dapat dikelompokkan menjadi :

1.  Penetapan tujuan (goal setting).

2.  Perencanaan (planning).

3.  Staffing.

4.  Pengaturan (Directing).

5.  Pengawasan (Supervising).

6.  Pengendalian (controlling).

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat dinamis. Dengan kata lain, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai suatu tahapan-tahapan yang berdiri sendiri melainkan sebagai proses yang  berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu tahapan proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

Untuk melaksanakan proses-proses manajemen di atas, manajer memerlukan prasarana dan sarana, di antaranya memerlukan kekuasaan, tujuan orientasi, manusia, serta sumber daya lainnya. Kekuasaan dibutuhkan oleh seorang manager untuk mempengaruhi orang lain. Terdapat beberapa jenis kekuasaan yang mungkin diperlukan, di antaranya adalah :

1.  Kekuasaan formal yang terjadi karena suatu posisi atau jabatan tertentu (Legitimate).

2.  Kekuasaan untuk memaksa atau menghukum (Coercive power).

3.  Kekuasaan untuk memberikan penghargaan (Reward power).

4.  Kekuasaan/kekuatan yang bisa menyebabkan orang lain mengikuti atau melakukan peniruan (Reference power).

5.  Kekuasaan yang ditimbulkan oleh keunggulan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan keterampilan (Expert power).

Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa yang akan datang dan manajer bertugas mengarahkan jalannya organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Effektifitas pencapaian tujuan tersebut, selain ditentukan oleh kemampuan manajer, juga ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri. Tujuan yang baik harus memenuhi sifat-sifat sebagai berikut :

1.  Spesifik, jelas apa yang ingin dicapai atau diperoleh.

2.  Realistis, bisa dicapai dan bukan sekedar angan-angan.

3.  Terukur, memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya.

4.  Terbatas waktu, mempunyai batas waktu sebagai target kapan tujuan tersebut harus bisa dicapai.

Dalam penetapan tujuan ini terdapat dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu apa yang disebut dengan pendekatan puncak-bawah (top-down) atau pendekatan dari atas dan pendekatan bawah-puncak (bottom-up) atau pendekatan dari bawah.

Dengan menggunakan pendekatan dari atas puncak-bawah (top-down), tujuan dibuat terlebih dahulu oleh manajemen lapisan atas. Tujuan yan telah dirumuskan di sini kemudian dikaji dan dijabarkan lagi oleh lapisan manajemen di bawahnya untuk kemudian dirumuskan lagi. Begitu seterusnya sampai ke lapisan manajemen paling bawah sehingga memungkinkan didapatkannya konsistensi tujuan akhir.

Berbeda dengan pendekatan dari atas, maka pendekatan dari bawah merupakan kebalikan dari pendekatan tersebut. Penetapan tujuan dimulai dari individu-individu pada lapisan manajemen bawah. Kemudian dilakukan pengkajian terhadap tujuan-tujuan tersebut pada lapisan manajemen di atasnya untuk dirumuskan dalam suatu tujuan tertentu. Begitu seterusnya sampai akhirnya mencapai lapisan manajemen puncak (top management), tujuan tersebut akhirnya terumuskan sebagai kesepakatan bersama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam tujuan ini berkenaan dengan tingkatan dalam organisasi adalah tujuan memiliki hirarki atau tingkatan tertentu pula. Pada tingkatan organisasi paling atas, dengan kata lain tingkat manajemen puncak, tujuan bersifat sangat global. Makin ke bawah tingkatan tujuan tersebut makin terjabarkan sehingga bersifat sangat spesifik dan operasional. Misalkan sebuah perusahaan bertujuan meningkatkan jumlah keuntungan pada tahun produksi mendatang. Bagi bagian pemasaran, tujuan tersebut dapat dirumuskan lagi dalam bentuk sasaran penjualan (misalkan dalam rupiah) tahun mendatang yang harus dicapai. Pada tingkatan di bawahnya lagi tujuan tersebut dijabarkan lagi dalam penentuan strategi promosi yang harus dilakukan.

 Perencanaan

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Terdapat berbagai bentuk rencana yang pada dasarnya dibedakan menjadi :

1.  Kebijaksanaan (policy),adalah rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan.

2.  Prosedur,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.

3.  Metode,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.

4.  Standard, yaitu suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan.

5.  Anggaran, yaitu rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang dalam suatu kegiatan.

6.  Program, adalah rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan-kegiatan.

Di samping itu perencanaan juga dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu atau kurun (horizon) perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan waktunya panjang atau lebih dikenal lagi dengan sebutan rencana janka panjang (strategis), misalkan rencana untuk 5 tahun mendatang. Di lain pihak ada rencana yag jangkauan waktunya lebih pendek, misalkan rencana untuk satu tahun bahkan satu bulan mendatang, yang disebut sebagai rencana operasional (taktis).

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun perencanaan secara umum adalah sebagai berikut :

1.  Mendefinisikan persoalan yang direncanakan dengan jelas dan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2.  Mengumpulkan informasi-informasi yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.

3.  Melakukan analisis terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dan mengklasifikasikannya atas kepentingannya.

4.  Menetapkan batasan-batasan perencanaan.

5.  Menetapkan alternatif-alternatif rencana.

6.  Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif-alternatif yang ada.

7.  Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan yang lebih rinci serta penjadwalan pelaksanaannya.

8.  Melakukan pemeriksaan ulang (review) terhadap rencana yang diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.

 Staffing

Staffing adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan (recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dalam organisasi. Pada dasarnya prinsip dari tahapan proses manajemen ini adalah menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai dan pada saat yang tepat (right people, right position, right time).

Sebelum mencari orang untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu maka terlebih dahulu ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai. Masing-masing posisi pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan lingkup tugas, tanggung jawab, dan keahlian serta keterampilan yang diisyaratkan yang dikenal sebagai uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job requirement). Berdasarkan kedua hal inilah baru dilakuan proses staffing tersebut.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan staffing ini pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1.  Perencanaan sumber daya manusia, yaitu tahapan penentuan akan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi dengan mempertimbangkan rencana organisasi seperti pengembangan yang akan dilakukan di samping juga  mempertimbangkan faktor luar seperti kondisi pasar tenaga kerja.

2.  Pengerahan tenaga kerja (recruitment), yang dapat berasal dari pasar tenaga kerja maupun berasal dari promosi dalam organisasi itu sendiri.

3.  Seleksi, yaitu proses pemilihan tenaga kerja yang sesuai dengan posisi yang akan diisi dari sekumpulan orang yang didapat dari proses pengerahan tenaga kerja.

4.  Pelatihan (training), setelah didapatkan orang yang sesuai untuk satu posisi tertentu, maka langkah berikutnya adalah melakukan pelatihan bagi orang tersebut sehingga memenuhi kualifikasi persyaratan jabatannya.

5.  Penilaian kinerja (performance appraisal) setiap tenaga kerja yang ada untuk melihat kemungkinan promosi, mutasi, atau bahkan mungkin pemberian hukuman, setelah jangka waktu tertentu (secara berkala).

PENGATURAN (Directing)

Pengaturan (directing) adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan proses ini terkandung usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar dapat bekerja dengan baik, bagaimana proses kepemimpinan yang memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana hubungan kerja yang baik, dan bagaimana mengkoordinasi orang-orang dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

Pada dasarnya dalam bekerja orang memiliki motivasi yang berbeda-beda. Apabila motivasi ini dapat dikenali dan kemudian dirangsang dengan tepat maka bisa diharapkan orang tersebut akan memiliki kinerja yang baik. Proses kepemimpinan yang baik harus memperhatikan aspek motivasi tersebut.

Aspek lain yang sangat penting dalam pengaturan adalah koordinasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan koordinasi antara lain adalah sebagai berikut :

1.  Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih dapat dikendalikan oleh seseorang secara efektif. Pada dasarnya makin banyak bawahan yang harus dikendalikan maka koordinasi yang semakin sulit. namun harus pula diingat bahwa jenis pekerjaan dan tingkat manajemen juga mempengaruhi kemampuan tersebut.

2.  Hirarki organisasi sesedikit mungkin sehingga perintah atau informasi jangan sampai terlambat atau menyimpang.

3.  Adanya kesatuan komando.

PENGAWASAN (Supervising)

Pengawasan (supervising) didefinisikan sebagai interaksi langsung antar individu-individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja serta tujuan organisasi tersebut.

Berkenaan dengan tahapan proses ini perlu dikenal adanya suatu kondisi tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal dan informal dalam suatu organisasi. Kelompok formal adalah kelompok yang dapat dilihat pada struktur organisasi resmi yang dibentuk oleh manajemen untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan tertentu. Namun demikian dapat timbul suatu kelompok informal yang berbeda dengan kelompok formal. Kelompok ini bisa membentuk struktur yang kuat dengan pemimpin sendiri serta mungkin aturan-aturan sendiri pula.

Kelompok informal ini bisa mendukung organisasi tetapi juga bisa menghambat organisasi. Tahapan pengawsan ini harus bisa mengatasi kemungkinan hambatan dari kelompok informal ini. Bagaimana menjaga hubungan antar individu dan juga antar kelompok formal-informal harus dilakukan dengan baik.

Pengendalian

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu proses evaluasi kinerja, dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat kaitannya dengan kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah dilihat apakah yag direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Proses pengendalian tersebut dapat diterangkan sebagai berikut :

1.  Sebagai langkah pertama dilakukan pengukuran terhadap kinerja yang telah ditampilkan dalam selang waktu pengendalian tertentu.

2.  Kemudian hasil yang dicapai tersebut dibandingkan dengan standard yang telah ditetapkan dalam rencana untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3.  Apabila penyimpangan-penyimpangan yang terjadi masih berada dalam batasan-batasan yang diijinkan dalam rencana maka proses manajemen terus dilakukan, jika tidak maka harus dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap rencana yang telah dibuat sehingga proses manajemen berulang kembali.