PENGERTIAN DASAR DAN PERKEMBANGAN MANAJEMEN

PENGERTIAN DASAR DAN PERKEMBANGAN MANAJEMEN

Pengertian Manajemen

Banyak ahli telah mengemukakan pendapatnya mengenai definisi atau pengertian manajemen. Beberapa di antaranya merumuskan manajemen sebagai berikut :

1.  ⁽¹⁾Stoner & Wankel : Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, mengendalikan usaha-usaha anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.

2.  ⁽¹⁾Terry : Manajemen adalah proses tertentu yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumberdaya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Masih banyak lagi definisi atau pengertian yang diberikan oleh para ahli mengenai manajemen, namun demikian dari sekian banyak definisi tersebut dapat dikatakan bahwa permasalahan manajemen berkaitan dengan usaha untuk memelihara kerjasama sekelompok orang dalam satu kesatuan serta usaha memanfaatkan sumber daya yang lain untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian sebenarnya kegiatan manajemen itu hampir selalu ada pada setiap kegiatan manusia, sebab sebagai makhluk sosial manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.

Jika dilihat dari pengertian paling mendasar dari organisasi, maka dapat dikatakan bahwa untuk menjalankan suatu organisasi, apapun bentuk organisasi tersebut, dibutuhkan manajemen.

Unsur-unsur Manajemen

Dari pengertian manajemen di atas dikemukakan bahwa manajemen adalah suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu. Sumber daya manusia dan sumber daya yang lain yang diperlukan tersebut disebut sebagai unsur-unsur manajemen.

Lebih lengkapnya, ⁽¹⁾unsur-unsur manajemen ini dapat dikelompokkan menjadi:

1.  Manusia (man).

2.  Bahan (materials).

3.  Mesin (machines).

4.  Metode/cara kerja (methods).

5.  Modal uang (money).

Unsur-unsur ini dikenal pula sebagai 5 m, bila dinyatakan dalam bahasa Inggris. Bahan (materials) tidak harus diartikan sebagai logam seperti dalam industri manufaktur logam misalnya. Ia juga bisa berarti informasi yang diolah misalkan dalam manajemen perkantoran.

Berkenaan dengan unsur-unsur atau sumber daya ini harus diingat bahwa semua itu tidak tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan sehemat dan secermat mungkin. Dengan demikian proses manajemen yang baik harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

TingkatAN Manajemen

Suatu organisasi mempunyai tingkatan-tingkatan tertentu yang berbeda satu sama lain. Ada tingkatan organisasi yang bersifat operasional atau pelaksanaan misalkan dalam suatu kegiatan industri adalah operator-operator mesin, ada tingkatan yang bersifat strategis misalkan direksi.

⁽¹⁾Berdasarkan tingkatan-tingkatan organisasi ini, dapat dibedakan tingkatan manajemen. Pada dasarnya terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu :

1.  Manajemen tingkat terbawah (first line management) yaitu tingkatan manajemen pada tingkat bawah dari suatu organisasi. Pada tingkatan ini manajemen berfungsi mengarahkan pekerja-pekerja operasional. Jika dilihat dari segi perencanaan yang dibuat pada tingkatan ini maka jangkauan perencanaan yang dibuat biasanya hanya melingkupi jangka waktu harian. Mandor-mandor berada dalam tingkatan manajemen ini.

2.  Manajemen tingkat menengah (middle management) adalah tingkatan manajemen yang berfungsi mengarahkan kegiatan dari manajemen terbawah. jangkauan waktu Perencanaan yang dibuat bersifat menengah.

3.  Manajemen tingkat atas (top management) adalah tingkatan paling tinggi dari manajemen yang biasanya terdiri atas beberapa orang saja. Jangkauan perencanaan yang dibuat di sini bersifat strategis dan meliputi kurun waktu rencana jangka panjang.

Perkembangan Ilmu Manajemen

Jika dilihat hakekatnya, sebenarnya proses manajemen atau kegiatan bermanajemen sudah dilakukan orang sejak dahulu, yaitu sejak manusia mulai merasa perlu untuk membentuk kelompok untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Namun sebagai disiplin ilmu, manajemen belum cukup lama berkembang. Dapat dikatakan revolusi industri merupakan tonggak awal perkembangan ilmu manajemen. Perubahan cara berproduksi menjadi produksi masal menimbulkan pemikiran untuk mengelola usaha produksi tidak dengan cara 'coba-coba' lagi. Dan masa-masa selanjutnya muncul banyak hal yang mendorong perkembangan ilmu manajemen hingga mencapai kondisi seperti saat ini.

Secara kronologis, perkembangan ilmu manajemen dan sebab-sebab yang melatar belakanginya dapat dikemukakan sebagai berikut :

Manajemen Ilmiah (Scientific Management)

Diperkenalkan oleh F.W. Taylor, pada dasarnya menekankan pada perencanaan, standarisasi dan memperbaiki usaha manusia pada tingkat operator dalam upaya memaksimumkan output dengan input yang minimum. ⁽¹⁾Taylor mengusulkan adanya pemberian bonus bagi pekerja yang dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dari waktu standar yang telah ditetapkan. Selain itu, Taylor juga menetapkan pengaturan jam dan frekuensi istirahat pekerja.

⁽⁴⁾Peran manajemen ditekankan Taylor dengan pernyataannya :

“Hanya melalui pelaksanaan standarisasi metode-metode, pelaksanaan pemakaian peralatan dan kondisi kerja yang baik, dan pelaksanaan kerjasama maka suatu pekerjaan dapat dijamin akan berjalan lebih cepat. Dan tugas untuk melaksanakan pemakaian standar-standar dan melaksanakan ketentraman kerja sama ada di tangan manajemen. Manajemen harus menyadari kenyataan umum bahwa pekerja tidak akan menerima standarisasi dan tidak akan bekerja lebih keras tanpa menerima yang lebih besar.”

⁽¹⁾Kelemahan dari manajemen ilmiah adalah memandang pekerja semata-mata hanya sebagai obyek kerja saja. Pendapat yang menyatakan bahwa bonus dapat mendorong produktivitas kerja ternyata tidak selamanya benar sehingga mendorong timbulnya pemikiran-pemikiran baru di kalangan ilmuwan manajemen.

Teori administrasi

Diperkenalkan oleh Henri Fayol pada tahun 1916 dengan mengemukakan prinsip-prinsip yang terdiri dari :

a.    Division of work, yaitu asas pembagian kerja atau spesialisasi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

b.    Autority and responsibility, yaitu asas kekuasaan (wewenang), harus ada kekuasaan untuk membuat dirinya ditaati. Adanya kekuasaan harus diikuti oleh tanggung jawab.

c.    Dicipline, harus ada penghargaan dan ketaatan terhadap peraturan, tata tertib dan tujuan organisasi.

d.    Unity of command, asas kesatuan komando/pimpinan yaitu seorang pekerja hanya menerima perintah dari satu orang atasannya.

e.    Unity of direction, asas kesamaan arah gerak, satu kepala dan satu rencana untuk seluruh gerak operasi menuju satu tujuan.

f.     Subordination of individual interest to general interest, asas bahwa kepentingan pribadi di dalam organisasi harus di bawah dan mengalah kepada kepentingan umum organisasi.

g.    Remuneration of personnel, asas bahwa personil itu harus dapat penghargaan yang setimpal dengan jasa-jasa mereka kepada organisasi. Penghargaan itu harus adil, dan sedapat-dapatnya mendapatkan kepuasan baik kepada personil maupun badan usaha/organisasi.

h.    Centralization, asas yang menyatakan bahwa semua organisasi harus terpusat.

i.      Scaler of chain, asas yang menyatakan adanya rangkaian dari kekuasaan yang paling tinggi sampai tingkat terendah.

j.      Order, asas ketertiban, yaitu satu tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya. Dalam organisasi harus disediakan satu tempat (jabatan) untuk setiap pegawainya dan setiap orang (pegawai) harus berada di tempat yang telah ditentukan kepadanya. Jadi di sini berlaku asas “The right man in the right place”.

k.    Equity, asas kewajaran dan keadilan, didasarkan kepada perjanjian dan kesepakatan organisasi.

l.      Stability of tenure of personnel, asas yang menyatakan bahwa diperlukan waktu bagi pegawai baru untuk menyesuaikan diri pada jabatannya sehingga bisa menunaikan tugasnya dengan cukup baik. Jadi jika seorang pegawai sebelum mencapai tingkat penyesuaian diri yang cukup dalam suatu jabatan, lalu dipindahkan, maka ia tidak mendapatkan kesempatan untuk menunjukkan karyanya dengan baik dan dia tidak mendapatkan kepuasan dari kariernya/ kerjanya.

m.   Initiative, asas inisiatif, yaitu kesempatan untuk berinisiatif pada semua tingkat jabatan, kesempatan untuk memikirkan dan merencanakan sendiri suatu karya, mengusulkannya pada atasannya dan melaksanakannya sendiri. Dari sini dapat diharapkan kegembiraan kerja, kepuasan kerja dan kebanggaan bagi si karyawan, yang akan menguntungkan organisasi. Manajer yang baik adalah manajer yang pandai memberikan inisiatif kepada bawahan.

n.    Esprit de corps, asas semangat kebersamaan, yaitu perlunya kekompakan dalam bekerja di antara seluruh personil dan perlunya dibina kerukunan secara terus menerus di antara personil, karena hal ini merupakan kekuatan yang besar bagi suatu organisasi atau badan usaha.

Pendekatan Hubungan Manusia (Human Relation Behavioral Approach)

Masalah manusia yang tidak dapat dijawab oleh pendekatan manajemen ilmiah menjadi pendorong bagi perkembangan ilmu manajemen berikutnya. Bersamaan dengan itu berkembang pula ilmu psikologi industri, yang dipelopori oleh Hugo Munsterberg, dan ilmu sosiologi yang ikut memberi pengaruh pada ilmu manajemen.

Ditinjau dari sudut hubungan antar manusia (human relations) praktek manajemen dapat dilihat sebagai pola hubungan antara manajer (atasan) dengan bawahannya. Kondisi efisiensi kerja yang rendah merupakan petunjuk adanya hubungan yang buruk antara bawahan dan atasan. Atasan harus mengetahui faktor-faktor sosial dan faktor-faktor lain yang dapat memotivasi bawahan agar ia dapat membina hubungan yang lebih baik dengan bawahannya.

Pelopor dari aliran manajemen ini adalah Elton Mayo. Mayo merumuskan pendapatnya melalui serangkaian penelitian yang sangat dikenal, yaitu The Hawthorne Experiments. Berdasarkan penelitian tersebut, Mayo yang dibantu juga oleh beberapa temannya mengemukakan beberapa hasil temuannya, antara lain :

a.  Perangsang finansial atau bonus yang tidak selamanya akan meningkatkan produktivitas pekerja.

b.  Perilaku manajemen, dalam hal ini manajer atau pengawas, juga mempengaruhi produktivitas pekerja. Perhatian pengawas pada bawahannya bisa memberi pengaruh baik pada produktivitas kerja.

c.  Kelompok informal dalam lingkungan pekerja yang berfungsi sebagai lingkungan sosial pekerja juga mempengaruhi produktivitas pekerja.

Dalam perkembangannya, pendekatan hubungan antar manusia (human relation) ini berkembang menjadi ilmu perilaku (behavior science), dan pendekatannya dalam manajemen menjadi pendekatan perilaku. Pengikut aliran ini memandang praktek-praktek manajemen sebagai rangkaian pola tingkah laku manusia yang berperan di dalamnya. Berdasarkan pandangan tersebut, aliran manajemen ini tidak lagi melihat manusia sebagai manusia rasional dan ekonomis (rational-economic-man) tetapi melihat manusia sebagai makhluk sosial (social-man). Kebutuhan manusia tidak hanya kebutuhan fisiologis saja (makan, rumah, pakaian) tetapi mencakup juga kebutuhan-kebutuhan lain seperti keinginan untuk diterima dan dihargai oleh orang lain yang harus dipenuhi juga dalam bekerja.

Dalam praktek manajemen, pendekatan perilaku banyak memberikan perbaikan dari segi kemanusiaan. Penemuan-penemuan  yang dihasilkan pendekatan ini seperti tentang bagaimana munculnya motivasi orang, bagaimana kelompok berperilaku, bagaimana hubungan antar individu terjadi dalam bekerja, menyebabkan makin diperbaikinya cara-cara berhubungan antara atasan dengan bawahannya. Ini berarti gaya manajer mengalami perubahan dan akibatnya terjadi pula perubahan pada pola pelatihan manajemen (management training).

Kelemahan-kelemahan ternyata juga ada dalam pendekatan manajemen ini. Hasil-hasil penelitian dengan ilmu perilaku (behavioral science) ini seringkali sulit diterapkan dengan praktis. Lebih dari itu tingkah laku manusia itu sendiri sangat rumit, sehingga sangat sulit untuk dipelajari.

Penyelidikan Operasional (Management Science)

Perang Dunia II juga memberi pengaruh pada perkembangan ilmu manajemen. Pada saat itu pihak sekutu tengah mengembangkan teknik-teknik optimasi “penyelidikan operasional” (operations research) untuk menghadapi pasukan kapal selam pihak Jerman. Ketika perang selesai ternyata teknik-teknik optimasi yang dikembangkan tersebut dapat dipakai dalam dunia industri, bahkan selanjutnya terjadi pengembangan terus-menerus dalam teknik optimasi tersebut. Perkembangan inilah yang kemudian mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen.

Penyelidikan operasional dikenal juga sebagai aliran kuantitatif dalam manajemen. Berbeda dengan aliran-aliran sebelumnya, aliran ini memanfaatkan matematika sebagai alat untuk memecahkan persoalan-persoalan manajemen. Aliran ini memandang manajemen sebagai suatu kesatuan logis dari tindakan-tindakan yang dapat dinyatakan secara matematis dan dapat diukur. Menurut aliran ini persoalan dalam manajemen adalah :

a.  Optimasi masukan-keluaran.

b.  Permodelan persoalan secara matematis.

Sebagai contoh, misalkan ingin dicapai penghematan biaya produksi tanpa mengurangi mutu produk tersebut. Dengan mengadakan optimasi variabel-variabel yang mempengaruhi biaya produksi (masukan) seperti biaya untuk bahan, biaya untuk tenaga kerja, yang dengan sendirinya mempengaruhi mutu produk, maka tujuan yang diinginkan dapat dicapai.

Teknik-teknik yang dikembangkan dalam penyelidikan operasional ini tidak hanya dipakai dalam sistem produksi. Metode Lintasan Kritis atau Critical Part Method (CPM) dan Teknik Evaluasi Revisi Proyek atau Project Evaluation and Review Technique (PERT) adalah metode yang dikembangkan dengan pendekatan ini yang dimanfaatkan dalam manajemen proyek.

Tidak dapat dipungkiri bahwa teknik-teknik kuantitatif tersebut merupakan alat yang sangat tangguh untuk memecahkan persoalan-persoalan dalam manajemen. Namun demikian, pemecahan tersebut hanya terbatas pada masalah manajemen yang bersifat kuantitatif seperti persediaan, perencanaan produksi, dan lain-lain. Bila masalah yang dihadapi sangat komprehensif sehingga sulit untuk dikuantitatifkan, maka pendekatan ini sulit diterapkan.

Manajemen Dengan Pendekatan Sistem

Perkembangan teknologi menyebabkan semakin rumitnya sistem produksi dan semakin pendeknya umur suatu produk. Selain itu penyebaran teknologi yang begitu cepat, ditambah dengan adanya perdagangan yang bebas menyebabkan makin ketatnya persaingan, tidak lagi antar perusahaan dalam satu negara melainkan sudah mencapai tingkatan antar negara. Hal ini menuntut pengelolaan usaha yang makin baik, yang dengan perkataan lain makin mendorong perkembangan ilmu manajemen. Perkembangan berikutnya dari ilmu manajemen adalah manajemen dengan pendekatan sistem dan manajemen dengan pendekatan situsional (contingency approach).

Pendekatan sistem memandang manajemen sebagai suatu sistem. Sistem itu sendiri adalah suatu kesatuan dari beberapa bagian yang disebut subsistem, dan mempunyai suatu tujuan tertentu. Setiap sistem memiliki masukan-masukan tertentu dan memiliki proses transformasi tertentu yang memproses masukan-masukan tersebut menjadi keluaran-keluaran tertentu. Sistem berada dalam suatu lingkungan tertentu yang sangat mempengaruhi, dan sifat khas lingkungan adalah sulit untuk dikendalikan. Misalkan suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka situasi ekonomi, dan persaingan, merupakan lingkungan sistem (perusahaan) yang akan mempengaruhi setiap aktivitas perusahaan dan sulit untuk dikendalikan.

Manajemen yang baik harus dapat mengendalikan subsistem-subsistem yang dimilikinya dengan baik dan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang dapat terjadi dalam lingkungan. Dengan kata lain, pendekatan ini berusaha melihat persoalan-persoalan manajemen dalam perspektif kesatuan sebab-akibat yang bersifat menyeluruh, bukan sebagai satuan-satuan yang terpisah-pisah.

Dalam prakteknya pendekatan-pendekatan kuantitatif dalam penyelidikan operasional banyak dipakai dalam pendekatan sistem ini. Dapat dibayangkan betapa rumitnya penyelesaian yang harus dilakukan mengingat persoalan dilihat dalam perspektif kesatuan, sehingga komputer banyak dipakai dalam penerapan manajemen dengan pendekatan sistem ini.

Manajemen Dengan Pendekatan Situasional (Contingency Approach)

Pengembangan lebih lanjut dari manajemen dengan pendekatan sistem adalah manajemen dengan pendekatan situasional. Pendekatan situasional ini dikembangkan berdasarkan kenyataan bahwa banyak pemecahan masalah manajemen yang efektif di suatu tempat belum tentu berhasil di tempat lain. Timbul pendapat bahwa faktor-faktor keadaanlah (situasional factor) yang menyebabkan hal-hal tersebut terjadi.

Sesuai dengan prinsipnya, maka tugas dari seorang manajer adalah mencari atau menentukan teknik-teknik manajemen yang dapat memecahkan persoalan sesuai dengan tujuan dan situasi yang dihadapi, batasan-batasan, dan jangka waktu yang tersedia. Sebagai contoh, bila suatu perusahaan ingin meningkatkan produktivitas pekerjanya, manajemen dengan pendekatan perilaku akan segera mengusahakan pengembangan motivasi kerja pekerja. Tetapi dengan pendekatan situasional, pihak manajemen terlebih dahulu akan melihat keadaan pekerja. Bila pekerja masih belum memiliki keterampilan yang baik, maka manajemen mungkin akan mengusulkan program penyederhanaan kerja (work simplification). Sebaliknya jika pekerja sudah terampil program yang mungkin baik dilakukan bukan penyederhanaan kerja, melainkan pengkayaan kerja (job enrichment).

Dalam pendekatan ini kecenderungan dalam memandang setiap situasi yang rumit sangat diperlukan, dan manajerlah yang harus berperan aktif dalam menentukan apa yang baik bagi situasi yang dihadapinya itu. Pendekatan manajemen situasional ini dikembangkan oleh beberapa ahli antara lain Fremont Kast, James Rosenzweig, Robert Kahn, dan lain-lain.